W ciągu ostatnich pięciu lat 62% instytucji odnotowało wzrost liczby wniosków o wydanie wykazu ocen, a 40% obecnych pracowników sekretariatu ma przejść na emeryturę w ciągu najbliższych 5–10 lat. Sekretariat ma kontakt z każdym studentem i każdym wydziałem, a mimo to działa w oparciu o starszą wersję systemów, które praktycznie nie komunikują się ze sobą. Agent AI wbudowany w platformę do zarządzania projektami może zautomatyzować cykle pracy związane z planowaniem zajęć, obsługą wyjątków rejestracyjnych, przetwarzaniem wykazów ocen, audytami dyplomów oraz śledzeniem zgodności z FERPA.
Poniżej znajduje się gotowa do skopiowania podpowiedź agenta AI, którą możesz wkleić do ClickUp, aby w ciągu kilku minut stworzyć kompletny obszar roboczy do obsługi rejestru. Zanim jednak z niej skorzystasz, warto przyjrzeć się obciążeniom operacyjnym, które tego rodzaju system ma na celu rozwiązać. W przypadku większości biur rejestracyjnych problemem nie jest to, że praca jest niejasna. Chodzi o to, że praca jest rozłożona na zbyt wiele systemów, terminów i zatwierdzeń, aby ktokolwiek mógł jasno zobaczyć cały proces.
Kto powinien skorzystać z tych ustawień operacji rejestratora
To ustawienie jest przeznaczone dla sekretarzy, zastępców sekretarzy, zespołów ds. planowania, pracowników archiwum, administratorów audytów dyplomów, osób oceniających przeniesienie punktów, koordynatorów uroczystości ukończenia studiów oraz pracowników ds. zgodności odpowiedzialnych za przenoszenie zadań sekretariatu między wieloma systemami i terminami. Jest ono szczególnie przydatne dla instytucji, które mają już wdrożony system SIS, ale nadal polegają na ręcznej koordynacji w celu zarządzania wyjątkami, zatwierdzeniami, cyklami pracy związanymi z dokumentacją oraz procesami opartymi na zasadach.
Problem: Biuro rejestratora jest filarem uczelni, a wszystko trzyma się kupy dzięki systemowi Banner i taśmie klejącej
Jeśli pracujesz w sekretariacie, wiesz coś, czego reszta kampusu nie docenia w pełni: Twoje biuro jest zaangażowane w niemal każdy punkt kontaktu ze studentem, od rekrutacji po ukończenie studiów. Planowanie zajęć, rejestracja, ocenianie, transkrypcje, audyty dyplomów, przenoszenie punktów, zgodność z FERPA, zarządzanie katalogiem, obsługa uroczystości ukończenia studiów. I jakoś to wszystko działa dzięki połączeniu 20-letniego systemu SIS, e-maila i systemu archiwizacji, który rozumieją tylko dwie osoby z Twojego zespołu.
Presja operacyjna jest nieustanna. Badanie GAO wykazało, że średnio 43% punktów uzyskanych w instytucji macierzystej zostały utraconych podczas przeniesienia, a ocena punktów przeniesionych jest jednym z najbardziej pracochłonnych procesów w biurze. Do tego dochodzą: wyjątki rejestracyjne wymagające ręcznego nadpisania, wnioski o transkrypcje, których liczba gwałtownie rośnie pod koniec każdego semestru, audyty stopni naukowych wymagające uzgodnienia katalogów z ostatnich dziesięciu lat oraz szkolenia z zakresu FERPA, które są wymagane od każdego nowego pracownika, a o których zapominają wszyscy powracający pracownicy.
Biuro rejestratora to miejsce, w którym polityka uczelni staje się rzeczywistością operacyjną. Kiedy komisje programowe zatwierdzają zmiany, rejestrator wprowadza je do katalogu. Kiedy wykładowcy zmieniają skale ocen, rejestrator aktualizuje kodowanie w systemie. Kiedy studenci potrzebują swoich dokumentów, rejestrator jest ich opiekunem. Jest to najbardziej obciążone regulacjami i wymagające intensywnych procesów biuro administracyjne na kampusie, a jednocześnie cierpi na chroniczny brak personelu.
Jak CU Anschutz rozwiązał ten problem: Kampus CU Anschutz Uniwersytetu Kolorado zastąpił pięć starszych wersji systemów platformą ClickUp, z której korzysta ponad 170 użytkowników w scentralizowanym zespole IT. Ilość ręcznego raportowania spadła do zera.
Anna Alex, dyrektor ds. usług technologicznych kampusu:
Morale zespołu wzrosło, ponieważ ludzie chcą rozwiązywać problemy, a nie tworzyć tabele obrotowe.
Morale zespołu wzrosło, ponieważ ludzie chcą rozwiązywać problemy, a nie tworzyć tabele obrotowe.
To właśnie jest szansa. Nie chodzi o zastąpienie systemu SIS, ale o stworzenie jednej widocznej warstwy operacyjnej wokół pracy odbywającej się między systemami, personelem i zatwierdzeniami. Najszybszym sposobem przetestowania tego modelu jest wygenerowanie działających ustawień operacji rejestratora w ramach platformy do zarządzania projektami.
To właśnie jest szansa. Nie chodzi o zastąpienie systemu SIS, ale o stworzenie jednej widocznej warstwy operacyjnej wokół pracy odbywającej się między systemami, personelem i procesami zatwierdzania. Najszybszym sposobem przetestowania tego modelu jest stworzenie działających ustawień operacji rejestratora w ramach platformy do zarządzania projektami.
Chcesz przetestować podobny model w swojej własnej działalności rejestratora? Zacznij od poniższego podpowiedzi i dostosuj ją do swojego systemu SIS, ilości dokumentacji oraz wąskich gardeł w cyklu pracy.
Chcesz przetestować podobny model w swojej własnej działalności rejestratora? Zacznij od poniższego podpowiedzi i dostosuj ją do swojego systemu SIS, ilości dokumentacji oraz wąskich gardeł w cyklu pracy.
Podpowiedź: Stwórz swój obszar roboczy dla operacji rejestratora z wykorzystaniem AI
Skopiuj tę podpowiedź, wklej ją do ClickUp Brain, aby stworzyć własnego ClickUp Super Agenta, wprowadź dane swojej instytucji, a otrzymasz zakończony obszar roboczy do obsługi rejestru studenckiego z cyklami pracy dotyczącymi planowania, śledzenia wyjątków, zarządzania wykazami ocen oraz monitorowania zgodności.
Wynikiem tego powinno być solidne wstępne opracowanie struktury operacyjnej, obejmujące hierarchie zadań, logikę przekierowań, punkty kontrolne poziomu usług oraz cykle pracy związane z zatwierdzaniem. Twój zespół może następnie dostosować je do rodzaju instytucji, ustawień systemu SIS oraz obciążenia pracą sekretariatu.
Wynikiem tego powinno być solidne wstępne opracowanie struktury operacyjnej, obejmujące hierarchie zadań, logikę przekierowań, punkty kontrolne poziomu usług oraz cykle pracy związane z zatwierdzaniem. Twój zespół może następnie dostosować je do rodzaju instytucji, ustawień systemu SIS oraz obciążenia pracą sekretariatu.
→ Gotowy, aby stworzyć swojego pierwszego Super Agenta?
Otwórz ClickUp Brain i wklej powyższą podpowiedź, aby stworzyć niestandardowego Super Agenta dla swojego obszaru roboczego.
Jak ustawić to w ClickUp (4 kroki)
Krok 1: Utwórz strukturę obszaru roboczego
Utwórz dedykowaną przestrzeń o nazwie „Operacje sekretariatu” z czterema folderami:
- Planowanie i rejestracja: listy do tworzenia harmonogramów zajęć, zarządzania sekcjami, wyjątków rejestracyjnych oraz monitorowania zapisów
- Dokumentacja i wykazy ocen: listy wniosków o wydanie wykazu ocen, audyty dyplomów, zatwierdzanie ukończenia studiów oraz oceny punktów przeniesionych
- Zgodność z przepisami i polityką: listy do śledzenia szkoleń dotyczących FERPA, rejestry ujawnionych informacji, aktualizacje katalogu oraz wdrażanie zmian w programie nauczania
- Rozpoczęcie roku akademickiego i uroczystości: listy dotyczące wniosków o ukończenie studiów, logistyki uroczystości, wydawania dyplomów oraz weryfikacji wyróżnień
Krok 2: Skonfiguruj pola niestandardowe dla każdego zadania
Dodaj te pola do swoich szablonów zadań związanych z rejestracją ( zobacz wszystkie typy pól niestandardowych ):
| Pole | Wpisz | Cel |
| ID studenta | Krótki tekst | Identyfikator studenta do połączenia rekordów |
| Typ zgłoszenia | Lista rozwijana | Wykaz ocen, Wyjątki, Audyt, Ocena transferu, FERPA, Inne |
| Priorytet | Lista rozwijana | Standardowe, pilne, przyspieszone, awaryjne |
| Rok katalogowy | Krótki tekst | Rok katalogowy studenta mający zastosowanie do audytu dyplomowego |
| Status wstrzymania | Lista rozwijana | Brak, Finansowe, Akademickie, Dyscyplinarne, Wiele |
| Przetwarzanie SLA | Data | Cele dotyczące dat zakończenia w zależności od rodzaju wniosku |
| Łańcuch zatwierdzeń | Ludzie | Doradca, wydział, sekretarz przypisani do tego zgłoszenia |
| Flagi FERPA | Pole wyboru | Oznacza, że zadanie dotyczy dokumentacji chronionej przepisami FERPA |
Krok 3: Wklej podpowiedź do ClickUp Brain
Otwórz ClickUp Brain w swojej nowej przestrzeni i wklej powyższą podpowiedź. Wprowadź swoje zmienne (nazwa instytucji, populacja studentów, system SIS, liczba transkrypcji, liczba pracowników). Brain tworzy cykle pracy związane z planowaniem, kierowaniem wyjątków, procesami transkrypcji oraz śledzeniem zgodności w postaci zadań i podzadań, z których możesz korzystać od razu. (Jesteś nowy w Super Agents? Zobacz, jak krok po kroku stworzyć swój pierwszy cykl pracy. )
Krok 4: Skonfiguruj automatyzacje do bieżącego zarządzania
Skonfiguruj te podstawowe automatyzacje, aby system działał samodzielnie ( dowiedz się, jak działają pola niestandardowe w automatyzacjach ):
| Kiedy… | Następnie… |
| Otrzymano wniosek o wydanie wykazu ocen ze statusem wstrzymania ≠ Brak | Wstrzymaj przetwarzanie, powiadom studenta o rodzaju blokady, utwórz zadanie dotyczące usunięcia blokady |
| Wyjątek rejestracyjny nie został przetworzony w ciągu 48 godzin | Przekaż sprawę przełożonemu sekretariatu, powiadom studenta o opóźnieniu |
| Termin szkolenia z zakresu FERPA upływa za 30 dni dla wszystkich pracowników | Utwórz zadanie przypominające o szkoleniu i powiadom przełożonego, jeśli szkolenie nie jest zakończone w terminie |
| Złożono wniosek o ukończenie studiów | Przeprowadź kontrolę automatyzacji dyplomów, zaznacz pozostałe wymagania i utwórz zadanie ręcznej weryfikacji dla przypadków granicznych |
| Otrzymano ocenę punktów transferowych | Sprawdź bazę danych równoważności w celu wcześniejszej oceny tego samego kursu/uczelni, automatycznie wypełnij dane, jeśli zostanie znalezione dopasowanie |
Zakres obowiązków agenta w całym cyklu operacji rejestratora
Agent AI do obsługi rejestru nie zastępuje systemu SIS. Jest to system działający w ramach Twojego obszaru roboczego do zarządzania projektami, który zarządza złożonymi cyklami pracy, do których system SIS nie został zaprojektowany: przekazywaniem zatwierdzeń, śledzeniem wyjątków, egzekwowaniem umów SLA oraz koordynacją między działami. System SIS przechowuje dane. Agent przenosi pracę.
| Etap cyklu życia | Czym zajmuje się agent | Co zastępuje |
| Tworzenie harmonogramów | Zarządza wieloetapowym cyklem pracy, od wniosków wydziałów, przez rozwiązywanie konfliktów, aż po ostateczne przesłanie danych do systemu SIS, śledzi wykorzystanie sal i wskaźniki obłożenia | Planowanie oparte na arkuszach kalkulacyjnych z rozwiązywaniem konfliktów za pomocą e-mail |
| Rejestracja | Przekazuje wnioski o wyjątki przez łańcuchy zatwierdzania w zależności od typu, egzekwuje terminy i prowadzi śledzenie czasu realizacji | Formularze papierowe i łańcuchy wiadomości e-mail dotyczące odstępstw od wymagań wstępnych i wyjątków dotyczących obciążenia |
| Przetwarzanie wykazów ocen | Zarządza procesem od zgłoszenia do realizacji dzięki sprawdzaniu wstrzymań, śledzeniu SLA oraz alertom o szczytowym obciążeniu kadrowym | Ręczne zarządzanie kolejką bez widoczności w wąskie gardła przetwarzania |
| Audyty dyplomów | Śledzi wnioski o zamianę, cykle pracy związane z zatwierdzeniem ukończenia studiów oraz uzgadnianie katalogów rocznych w związku ze zmianami w programach studiów | Indywidualne przeglądy audytowe z wykorzystaniem wiedzy plemiennej na temat zatwierdzonych wyjątków |
| Zgodność z FERPA | Śledzi zakończenie szkoleń, rejestruje ujawnienia, zarządza dochodzeniami w sprawie incydentów oraz monitoruje umowy z podmiotami zewnętrznymi | Coroczne e-maile szkoleniowe, które pozostają bez odpowiedzi, oraz rejestry ujawnionych informacji w segregatorach |
| Przeniesienie punktów | Utrzymuje bazy danych równoważności, kieruje konsultacje między wydziałami, śledzi wskaźniki przyjęć oraz zarządza umowami o uznawaniu punktów | Ocena każdego przedmiotu od podstaw za każdym razem, nawet w przypadku przedmiotów ocenianych wcześniej |
Chcesz zobaczyć, jak działają Super Agents w prawdziwym środowisku ClickUp? Obejrzyj poniższy film instruktażowy, aby zobaczyć, jak w praktyce łączą się generowane przez AI cykle pracy, zadania i automatyzacje.
Warianty dla różnych typów instytucji
Powyższa podpowiedź działa we wszystkich instytucjach szkolnictwa wyższego korzystających z ClickUp. Dostosuj podpowiedź do potrzeb swojej instytucji:
| Rodzaj instytucji | Kluczowe zmiany |
| Uniwersytet badawczy R1 (ponad 30 tys. studentów) | Użyj pełnej podpowiedzi bez zmian. Dodaj złożoność programów studiów magisterskich/zawodowych (punkty za pracę dyplomową, śledzenie egzaminów kompleksowych, wymagania dotyczące stażu). Rozszerz ocenę punktów transferowych dla zajęć na poziomie studiów magisterskich. Zintegruj z cyklami pracy dotyczącymi zarządzania grantami w celu rejestracji asystentów naukowych. |
| Uniwersytet R2 (10–30 tys. studentów) | Uprość planowanie, przechodząc na model scentralizowany. Zmniejsz złożoność oceny punktów transferowych, skupiając się na 20 najważniejszych uczelniach partnerskich. Dodaj cykle pracy dotyczące koordynacji między wydziałami w celu zarządzania zmianami w programie nauczania. |
| Uczelnia oferująca głównie studia licencjackie (2–5 tys. studentów) | Połóż nacisk na indywidualne podejście w obsłudze wyjątków (mniej wniosków, ale każdy z nich ma większe znaczenie). Uprość śledzenie zgodności z FERPA dla mniejszych zespołów. Zwiększ integrację doradców w procesie weryfikacji studiów, ponieważ stosunek liczby doradców do studentów jest niższy. |
| Szkoła wyższa typu community college (5–20 tys. studentów) | Skup się przede wszystkim na ocenie punktów transferowych i zarządzaniu umowami o uznawaniu punktów (to jest główne wyzwanie). Dodaj śledzenie podwójnej rejestracji/równoczesnej rejestracji. Uprość audyt dyplomów do wymagań dotyczących certyfikatów i stopni associate. Dostosuj się do stanowych ram transferu. |
| Szkoła zawodowa (500–5 tys. uczniów) | Skoncentruj się na śledzeniu ukończenia programu i wydawaniu dokumentów potwierdzających kwalifikacje (certyfikaty, dyplomy). Zastąp tradycyjne przetwarzanie wykazów ocen cyklami pracy służącymi do weryfikacji kwalifikacji. Dodaj śledzenie uprawnień do uzyskania licencji jako element audytu dyplomów. Uprość procesy zgodnie z wymaganiami programów specyficznych dla danej branży. |
Zarządzaj operacjami rejestru w jednym miejscu
Operacje związane z rejestracją ulegają zakłóceniom, gdy planowanie, wyjątki, transkrypcje, audyty, oceny transferów i śledzenie zgodności z przepisami odbywają się w oddzielnych systemach bez wspólnego widoku operacyjnego. Dzięki ClickUp Brain, polom niestandardowym i automatyzacjom Twoja instytucja może przekształcić operacje związane z rejestracją w jeden powtarzalny system, który wspiera szybsze przekazywanie zadań, lepszą widoczność wąskich gardeł, bardziej przejrzyste przekazywanie zadań i skuteczniejsze egzekwowanie zgodności z przepisami.
Celem nie jest zastąpienie dostawcy systemu SIS lub transkrypcji. Chodzi o zmniejszenie nakładu pracy związanej z koordynacją, poprawę widoczności terminów i zatwierdzeń oraz pomoc Twojemu biuru w radzeniu sobie z dużą ilością pracy wymagającej przestrzegania wielu zasad, bez konieczności polegania na przeszukiwaniu archiwów e-maili i lokalnej pamięci. Zacznij od powyższego podpowiedzi, dostosuj ją do typu swojej instytucji i środowiska SIS, a następnie stwórz ustawienia, z których zespół rejestratora będzie mógł faktycznie korzystać w każdym semestrze. Zacznij korzystać z ClickUp za darmo.
Często zadawane pytania
Czy AI poradzi sobie ze złożonością planowania zajęć, uwzględniając konflikty sal i ograniczenia dotyczące wykładowców?
Agenci AI nie rozwiązują problemów optymalizacji NP-trudnych. Zarządzają oni cyklem pracy związanym z planowaniem: zbierają wnioski wydziałów, prowadzą śledzenie naruszeń ograniczeń, kierują zadania związane z rozwiązywaniem konfliktów oraz rejestrują zmiany po opublikowaniu harmonogramu. Decyzje dotyczące planowania nadal podejmuje sekretarz, ale agent dba o to, by nic nie umknęło między złożeniem wniosku a ostatecznym harmonogramem.
Czy to działa z systemami Banner, Colleague lub PeopleSoft?
Obszar roboczy agenta AI współpracuje z istniejącym systemem SIS. Nie odczytuje on danych bezpośrednio z systemu SIS ani nie zapisuje w nim danych. Zamiast tego zarządza cyklami pracy (zatwierdzenia, wyjątki, śledzenie zgodności) związanymi z transakcjami w systemie SIS. Potraktuj to jako warstwę zarządzania projektami nakładającą się na system rejestracji danych, podobnie jak CU Anschutz skonsolidowało pięć starszych wersji systemów w jedną warstwę operacyjną.
A co z zgodnością z przepisami FERPA w odniesieniu do dokumentacji studentów w obszarach roboczych?
ClickUp posiada certyfikaty SOC 2, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 i ISO 42001 oraz oferuje wsparcie dla SSO, uprawnień opartych na rolach oraz szyfrowania danych w spoczynku i podczas przesyłania. Obszar roboczy jest skonfigurowany z poziomami uprawnień, które odpowiadają Twoim kontrolom dostępu FERPA. Pracownicy widzą tylko zadania związane z ich rolą. Żadne dane nie są wykorzystywane do szkolenia modeli AI. Szczegółowe informacje znajdują się na stronie poświęconej bezpieczeństwu.
Jak to rozwiązuje kwestię wniosków o wydanie wykazu ocen w okresach wzmożonego ruchu?
Automatyzacja śledzi liczbę transkrypcji w poszczególnych tygodniach i porównuje ją z historycznymi trendami. Gdy liczba ta przekroczy próg obciążenia kadrowego, uruchamia się alert dotyczący zatrudnienia pracowników tymczasowych lub zatwierdzenia nadgodzin. Śledzenie SLA zapewnia priorytetowe traktowanie pilnych i przyspieszonych wniosków, a automatyzacja sprawdzania wstrzymań zapobiega marnowaniu czasu na przetwarzanie wniosków, które zostaną zablokowane.
Czy może to pomóc w radzeniu sobie z falą odejść pracowników sekretariatu?
Tak, ale nie poprzez zastąpienie pracowników sekretariatu. Agent gromadzi wiedzę instytucjonalną w ustrukturyzowanych cyklach pracy: udokumentowanych procesach zatwierdzania, bazach danych równoważności, precedensach dotyczących wyjątków oraz procedurach zgodności. Kiedy doświadczeni pracownicy sekretariatu przechodzą na emeryturę, wiedza operacyjna pozostaje w systemie, a nie odchodzi wraz z daną osobą.